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Webex Teams
et les
workflows
collaboratifs

Renforcez la collaboration et la productivité au sein des équipes et de l'entreprise dans sa globalité.

À l'ère du digital, les workflows collaboratifs permettent de coordonner les actions de chacun pour mener les projets à bien. Avec l'essor des logiciels dans le cloud, également appelés SaaS (Software as a Service), les entreprises ont le choix parmi des centaines d'applications et de services censés leur simplifier la vie. Mais la réalité est souvent bien différente. La multiplicité d'outils peut entraîner une disparité dans les méthodes de communication, un cloisonnement des informations clients et une perte de productivité, les collaborateurs devant constamment jongler entre différentes applications pour accomplir diverses tâches. 

C'est là que le workflow collaboratif intervient pour créer un environnement cohérent sur l'ensemble des applications métier d'une entreprise. Au bureau, en déplacement ou en télétravail, les collaborateurs peuvent échanger, collaborer et partager des contenus rapidement, de manière fluide et sécurisée.

Qu'entend-on par workflow collaboratif ?

Un workflow collaboratif se rapporte aux technologies utilisées pour améliorer la communication, la collaboration et les performances des équipes en coordonnant les outils de messagerie et de partage de documents déployés dans une entreprise.

Si les solutions de communications unifiées (UC)  fournissent un système unique de connexion des utilisateurs, le workflow collaboratif, lui, va encore plus loin. Il élargit la visibilité en interconnectant de nombreuses applications : annuaires, partage de documents, recherche avancée, archivage... Ces outils viennent s'ajouter aux services de communication temps réel et asynchrone (e-mail, messagerie instantanée, alertes et notifications, téléphonie  et visioconférence) généralement proposés par les solutions UC. Avec un workflow collaboratif, les entreprises peuvent en outre limiter l'accès à certains types d'informations et protéger les conversations, données et documents échangés.

Comment fonctionne un workflow collaboratif ?

Tel un portail unifié, un workflow collaboratif rassemble tous les outils professionnels ou non (applications, extensions, bots, etc.) au sein d'un environnement centralisé où les collaborateurs peuvent communiquer, collaborer et rechercher des contenus. Accessible depuis des terminaux fixes ou mobiles, cet environnement est connecté aux applications, équipements et plateformes de stockage cloud où les données sont hébergées. Semblable à un espace de travail mutualisé, il s'appuie sur des API ouvertes pour fluidifier les échanges et faciliter le pilotage des projets de A à Z. 

Par exemple, les outils de workflow collaboratif peuvent aider les développeurs et les opérationnels à travailler de façon coordonnée avec les agents du service client. Tout le monde se sent ainsi plus connecté et un véritable travail d'équipe prend forme entre des salariés qui doivent échanger rapidement des informations et savoir-faire.

Quels sont les avantages d'un workflow collaboratif pour votre entreprise ?

Lorsque les entreprises se développent, la collaboration interne s'avère cruciale pour fédérer l'ensemble des équipes, sites et départements. Pour les entreprises dotées d'outils de workflows collaboratifs, les avantages sont multiples :

  • Coordination des applications – Les applications existantes s'intègrent au nouvel environnement et restent accessibles à tous les utilisateurs pour maintenir le flux des activités.
  • Fluidification des échanges – Les collaborateurs communiquent via une plateforme unique et riche en fonctionnalités (chat, e-mail, appels audio et vidéo, transformation de données, etc.) qui fluidifie les interactions.
  • Organisation des contenus – Tous les membres des équipes ont accès à un référentiel central où ils peuvent charger des fichiers et ainsi contribuer à un meilleur partage de l'information, tout en évitant la dispersion des contenus. 
  • Élimination des notifications redondantes – Une approche coordonnée permet d'émettre des alertes une seule fois et de les séquencer dans le bon ordre pour que les collaborateurs ne soient plus bombardés des mêmes informations.
  • Complexité réduite – La possibilité de créer et de modifier facilement des workflows sur l'ensemble des applications métiers libère les développeurs et leur permet de se recentrer sur des projets plus stratégiques.
  • Maintien de la sécurité – La protection des données, fichiers et conversations, ainsi que la mise en place d'accès sélectifs et limités, permettent de réduire le risque de compromission.

Workflow collaboratif dans Webex Teams : mode d'emploi

À l'image de Cisco Webex Teams, les outils de workflow collaboratif aident les entreprises à diffuser les savoirs en interne et à faciliter le travail d'équipe. En tant que service cloud, Webex Teams s'intègre aux outils existants pour offrir des fonctionnalités avancées de téléphonie, messagerie instantanée et visioconférence avec des solutions de téléprésence. 

Pella, un fabricant américain de portes et fenêtres, souhaitait renforcer sa collaboration interne et relancer sa productivité en rapprochant virtuellement ses équipes réparties à travers le pays. Déployée en complément du réseau existant de Pella, la solution Webex Teams a permis de fluidifier les interactions et les échanges entre salariés. Grâce aux sessions Webex, ces derniers peuvent organiser et se connecter à des réunions en ligne qui leur donnent accès à toute une panoplie d'outils de collaboration dans le cloud. Les avantages parlent d'eux-mêmes : meilleure communication entre équipes distantes, gain de productivité et réduction des frais de transport.

Dans une solution collaborative digne de ce nom, les utilisateurs doivent pouvoir :

  • Échanger, se réunir, utiliser des tableaux blancs et planifier des réunions
  • Partager, rechercher et accéder à des fichiers à tout moment
  • Se sentir protégés par un système de sécurité de l'information

De même, il est essentiel que les salariés puissent se connecter où ils veulent et sur l'appareil de leur choix. En donnant à vos équipes les moyens de collaborer à travers différents terminaux et services sécurisés (par exemple, une messagerie instantanée pour les conversations individuelles ou en groupe), vous encouragez des échanges plus fluides et naturels avant, pendant et après les réunions. 

Quant au suivi du fil des conversations et des fichiers associés, il crée un véritable effet de levier sur la productivité. Cette organisation des contenus permet de trouver plus facilement les informations recherchées et de maintenir l'élan des projets.

En matière de données d'entreprise, la sécurité est le maître-mot et tout doit être mis en œuvre pour les protéger des hackers. C'est pourquoi Webex Teams chiffre tous les messages, documents et schémas sur tableaux blancs. Enfin, les modérateurs peuvent limiter l'accès aux informations à certains utilisateurs jusqu'à ce que le projet concerné soit assez mûr pour être diffusé à un plus grand nombre. 

Les outils de workflow collaboratif ont pour vocation de faciliter la connectivité des collaborateurs et l'échange de connaissances à travers la planète. Elle marque ainsi un vrai tournant dans la culture de travail et de collaboration de vos salariés.