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Workstream
Collaboration
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Fördern Sie die Kollaboration und die Produktivität in
Teams und unternehmensweit.

Workstream Collaboration ist die fortschrittliche Koordinierung der Arbeit im digitalen Zeitalter. Das explosionsartig steigende Angebot an bedarfsgerecht verfügbarer Software (die auch als Software-as-a-Service oder SaaS bezeichnet wird) bietet Unternehmen die Auswahl zwischen Hunderten von Anwendungen und Services, die die Arbeit erleichtern sollen. Mitunter führt das allerdings genau zum Gegenteil: Wenn zu viele verschiedene Tools eingesetzt werden, die unterschiedliche Kommunikationsmethoden nutzen und jeweils eigene Daten speichern, die sie nicht miteinander austauschen, wird die Arbeit vielleicht sogar weniger produktiv, weil die Mitarbeiter ständig von einem Tool zum anderen wechseln müssen. 

Mit Workstream Collaboration beheben Sie dieses Problem, indem Sie die zahlreichen Geschäftsanwendungen Ihres Unternehmens in eine zusammenhängende Umgebung einbinden. In dieser Umgebung können Ihre Mitarbeiter chatten, kollaborieren und Inhalte schnell, sicher und nahtlos untereinander austauschen – egal, ob sie im selben Büro, unterwegs oder in verschiedenen Ländern sind. 

Was ist Workstream Collaboration?

Als Workstream Collaboration werden Technologien beschrieben, die die in einem Unternehmen genutzten Messaging- und Dokumentfreigabetools koordinieren, um die Kommunikation, Kollaboration und Leistung von Teams zu verbessern.

Während es bei Unified Communications (UC) darum ging, alle Mitarbeiter mit einem einzigen System zu verbinden, erweitert Workstream Collaboration die verfügbare Funktionalität. Ebenso wie UC bietet es verschiedene Methoden der asynchronen und Echtzeit-Kommunikation (E-Mail, Messaging, Benachrichtigungen, Telefonie, Videokonferenzen usw.). Außerdem verbindet es diverse andere Anwendungen, wie zum Beispiel Kontaktverzeichnisse und Tools für die Dokumentfreigabe, detaillierte Suchen und Archivierung und bietet den Nutzern auch diese an. Zudem lässt sich mit Workstream Collaboration steuern, wer Zugang zu bestimmten Informationen erhält. So können Konversationen, Daten und Dokumente besser geschützt werden.

Wie funktioniert Workstream Collaboration?

Workstream Collaboration fungiert als einheitliches Portal, in dem alle Tools aus anderen Unternehmens- und Verbraucheranwendungen, Erweiterungen und Bots an einer zentralen Stelle verfügbar sind und wo Mitarbeiter miteinander kommunizieren, kollaborieren und nach Inhalten suchen können. Das Portal ist von Desktops und Mobilgeräten aus zugänglich und mit Anwendungen, Geräten und Cloud-Speichern verbunden, in denen archivierte Daten abgelegt sind. Dieser gemeinsame Arbeitsbereich nutzt APIs, um Konversationen zu ermöglichen und Arbeitsaufgaben zu erstellen, organisieren und erledigen. 

Workstream Collaboration-Tools können beispielsweise Entwicklern und Betriebsteams helfen, im Einklang mit Teams mit Kundenkontakt zu arbeiten. Gleichzeitig geben sie allen Mitarbeitern das Gefühl, „mittendrin“ zu sein. Nicht zuletzt fördern sie die Kollaboration zwischen Mitarbeitern, die Informationen und Wissen rasch untereinander austauschen müssen. 

Was kann Workstream Collaboration für Ihr Unternehmen tun?

Wenn Unternehmen wachsen, gewinnt die Kollaboration zwischen Mitarbeitern in verschiedenen Teams, Abteilungen und Niederlassungen an Bedeutung. Mit Workstream Collaboration-Tools können Unternehmen:

  • Anwendungen koordinieren: Bereits vorhandene Anwendungen können in Workstream Collaboration integriert und allen Teammitgliedern zugänglich gemacht werden, damit sie Arbeit nahtlos weiterreichen können.

  • Konversationen fördern: Alle Mitarbeiter haben in einem einzigen Tool Zugang zu Chat, E-Mail, Telefonie, Videokonferenzen und Datenverarbeitungsfunktionen und können problemlos kommunizieren.

  • Inhalte organisieren: Alle Teammitglieder können Dateien in ein zentrales Repository hochladen, um Informationen auszutauschen. Das hat möglicherweise den positiven Nebeneffekt, dass sie weniger Zeit mit der Suche nach bestimmten Inhalten verbringen.
     
  • Redundante Benachrichtigungen vermeiden: Benachrichtigungen können koordiniert werden, um jede nur einmal und alle in der richtigen Reihenfolge zu verschicken. So werden die Mitarbeiter nicht mit Nachrichten bombardiert, die ihnen nichts Neues sagen.

  • Komplexität reduzieren: Das Erstellen und Aktualisieren von Workflows ist einfach, auch wenn sie mehrere Unternehmensanwendungen durchlaufen. Die Entwickler müssen dafür also keinen Code schreiben und können sich stattdessen auf strategische Projekte konzentrieren.

  • Sicherheit aufrechterhalten: Unternehmen können Daten, Dateien und Konversationen schützen und nur den Nutzern Zugriff auf sie gewähren, die ihn wirklich brauchen, um das Risiko von Datenverlusten zu reduzieren.
     

Wie funktioniert Workstream Collaboration mit Webex Teams?

Workstream Collaboration-Tools wie Cisco Webex Teams unterstützen den Wissensaustausch und die Teamarbeit in Unternehmen. Webex Teams ist ein cloudbasierter Service, der bereits vorhandene Unternehmenstools nutzt, um Telefonie-, Messaging- und Videokonferenzexpertise mit Telepräsenzlösungen zu verknüpfen. 

Der Fensterhersteller Pella wollte die Teamarbeit verbessern, da mangelnde Kommunikation zwischen den über das ganze Land verteilten Teams die Produktivität beeinträchtigte. Deshalb setzte Pella Webex Teams auf sein vorhandenes Netzwerk auf. Seitdem können die Mitarbeiter des Unternehmens einfacher miteinander kommunizieren und Ideen austauschen. Sie können problemlos Online-Meetings anberaumen, mit Webex daran teilnehmen und direkt auf cloudbasierte Kollaborationstools zugreifen. Dadurch bekam Pella seine Transportkosten unter Kontrolle. Letztendlich führte die bessere Kommunikation zwischen den weit verteilten Teams auch zu einer höheren Produktivität.

Bei der Auswahl einer Arbeitsplatzlösung sollten Sie darauf achten, dass die Nutzer:

  • Chatten, Online-Besprechungen organisieren und durchführen und dabei gemeinsame Whiteboards nutzen können
  • Dateien einfach finden und allein oder gemeinsam bearbeiten können
  • Sich sicher sein können, dass die Informationen zuverlässig geschützt sind

Ihre Mitarbeiter sollten von praktisch überall aus in der Lage sein, über das Gerät ihrer Wahl mit Blickkontakt miteinander zu kommunizieren. Wenn verschiedene Geräte für die Kollaboration (und für sichere, spontane oder geplante private Gespräche oder Besprechungen in Gruppen) genutzt werden können, finden vor, bei und nach offiziellen Meetings natürlichere und produktivere Konversationen statt. 

Auch die Fähigkeit, Konversationen und Dateien zu verfolgen und mit anderen Konversationen zu verbinden, fördert die Produktivität. Wenn Teams ihre Dateien auf eine gut organisierte Art mit den dazugehörigen Kommunikationen speichern können, sind alle benötigten Informationen leicht auffindbar und der Projektfortschritt wird nicht durch fehlende Dokumente verlangsamt.

Natürlich müssen vertrauliche Unternehmensdaten sicher und vor Hackern geschützt aufbewahrt werden. Deshalb verschlüsselt Webex Teams Nachrichten, Dokumente und Whiteboard-Zeichnungen. Zusätzlich können Moderatoren ausgewählten Nutzern privilegierte Zugriffsrechte zuweisen, sodass sie auf besonders sensible Inhalte zugreifen können, bevor sie für alle freigegeben werden.

Workspace Collaboration-Tools sollten die Kommunikation und den Informationsaustausch zwischen Kollegen in aller Welt erleichtern – und damit letztendlich die Kollaboration und Arbeit Ihrer Mitarbeiter neu definieren. 

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